Вот же меня угораздило!

25.05.2012

Дело в том, что я влип в процедуру подготовки встречи выпускников. Расскажу вам чтобы берегли себя от подобного.

За полгода до ориентировочной даты надо начинать обзванивать участников. Не надейтесь на то, что кто-нибудь кому-либо передаст информацию, сразу выясняйте контакты, адреса, пароли, явки. Очень помогают социальные сети - можно создавать группы и сообщества, направлять народ туда. На деле оказалось, что люди благосклонно выслушают вас, скажут "Здо́рово!" и всё.

За четыре месяца до: определиться с составом (мужья, жёны, дети), знать примерное количество участников.

За три месяца до: начать выбирать ресторан, сравнивая цены и вместимость залов. Многие заведения сообщали мне, что "хорошее" меню начинается от 2000 руб. на человека. Враньё! Заказчик должен сам выбирать что ему кушать. А те харчевни, где разрешают проводить банкет при заказе от установленной ими суммы, пусть идут лесом, конкурентов у них хватает.
Иногда всплывают подводные камни: в одном месте мне предложили оплатить "свободные стулья", т.е. у них, видите ли, зал на 80 человек (как бы это проверить?), а я приведу 65, значит должен за 15 компенсировать.
Многие заведения берут процент от суммы заказа "за обслуживание". Нельзя соглашаться на более пяти.
Сейчас можно договориться об использовании своего спиртного. Это выгодно. Я закупал сам водку, коньяк, вино, соки, минералку и фрукты! Завёз за два дня до банкета, всё помыли-подготовили-охладили. Но можно столкнуться с тем, что за такой подход потребуют компенсации. В одном месте хотели 60 руб. с человека.

Иногда под такие мероприятия заказываются сувениры для участников. Помимо их стоимости стоит понимать какова минимальная партия заказа. Чаще она больше, чем число желающих, соответственно вырастет и цена для каждого в отдельности. Несмотря на это у меня забрали все памятные значки, а подарочные рюмки с гравировкой ходили клянчили, хотя и тех и других было на 10 штук больше.

Теперь о деньгах. Утром деньги! Как только смета составлена, деньги надо собирать сразу. Не вздумайте вносить свои с прицелом "потом отдадут". Во-первых, придётся собирать во время банкета, когда все пьют и закусывают; во-вторых, кто-то не придёт и потребует обратно; в-третьих, обязательно найдётся хоть один, который поставит под сомнения вашу честность и откажется от участия. А так - сданные деньги минимальная гарантия того, что человек тебе доверяет и придёт, потому что ему не хочется обременять себя лишними проблемами.

Кстати, следует предупредить администратора ресторана, что за дополнительные заказы участники расплачиваются самостоятельно и такие моменты должны отслеживать официанты. Никаких "За всё уплочено!".

За месяц до: определитесь с программой встречи. Где встречаются, куда идут, что посещают, во сколько в ресторан. Не превращайте всё в банальную пьянку. Я договорился с alma mater (там попросили список), с их музеем, мы даже съездили на могилу к однокласснику.

В день встреч я встал в 4 утра чтобы встретить на Московском вокзале товарища, приехали домой, пили кофе и болтали. К 12-ти поехали на место. В 15 часов начался банкет. В полпервого ночи моё тело, привязанное ремнями безопасности, увезли на дачу.

Третий день звонят люди. Благодарят за организацию. Всем понравилось. Все хотят встретиться через пять лет. Ой, не знаю даже...

P.S. Горячее следует подавать после третьего тоста "За тех, кто в море!" Иначе есть риск, что оно пройдёт мимо.